هدف و وظيفه مديريت اسناد

وظیفه مدیریت اسناد ... هدف و وظيفه مديريت اسناد : وظيفه مديريت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به اين نكته بيان شده است كه اطلاعات ثبت شده ( در مراحل چرخه عمر سند)به شيوه ای اقتصادی و كارآمد مديريت می شوند. هدف از انجام امور مديريت اسناد، مراقبت از اين امر است كه اسناد دولتی به طرزی موثر و با صرفه اقتصادی در دوره ای كه در دستگاه های دولتی وجود دارند، مديريت شوند خواه اين اسناد در شكل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصويری . . .) و يا به صورت اسناد الكترونيكی باشند. در واقع نخستين هدف مديران اسناد تهيه راهنماها و همكاری با دستگاه های دولتی به منظور طراحی و تكميل و اجرای برنامه های مديريت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است كه آن ها به طور روزمره ايجاد و يا دريافت می كنند و به انحاء گوناگون با آن سر و كار دارند. از جمله وظايف مديران اسناد برای انجام اين مهم می توان به موارد زير اشاره نمود : 1- ايجاد استانداردها براي كنترل ، نگهداری ، امحاء يا حفاظت از اسناد دولتی. 2- ارائه خدمات مشورتی و آموزشی در زمينه های : رعايت قوانين ، نظامنامه ها و سياست های دولتی تهيه فهرست اسناد و ارزشيابی (تهيه جداول زمانی نگهداری) نگهداری و امحاء اسناد بايگانی اسناد حفاظت و مرمت اسناد. 3- طراحی سيستم های مرتبط با ايجاد و نگهداری اسناد : تجهيزات بايگانی، تهيه فهرست ها و اندكس های راهنمای اسناد و بازيافت اسناد. تجهيزات بايگانی راكد، تهيه فهرست ها و اندكس های راهنمای اسناد راكد، بازيافت اسناد و دوربين های ميكروگرافيك. تجهيزات مورد لزوم و راهنماهای نگهداری اسناد الكترونيك. نقشه های حفاظت از اسناد حياتی و نقشه مقابله با خطرات، بازيابی و مرمت اسناد. 4- تهيه ميكروفيلم و ميكروفيش از اسناد